Entre toutes les personnes qui adhèrent aux présents statuts, il est formé une association dénommée Bureau Des Doctorants de l’Université de Haute-Alsace, abrégée en BDD UHA.

Cette association est régie par les articles 21 à 79-XII du Code Civil Local maintenus en vigueur dans les départements du Bas-Rhin, Haut-Rhin et Moselle, ainsi que par les présents statuts.

Le siège social de l’association est fixé à la Maison de l’Étudiant de l’Université de Haute-Alsace à l’adresse 1 Rue Alfred Werner 68200 Mulhouse. Le siège peut être transféré sur simple décision du Bureau directeur.

L’association est inscrite au registre des associations du Tribunal de Mulhouse.

L’association est constituée pour une durée illimitée et agit indépendamment de toute partie et de toute profession.

L’association a pour objet de :

• Représenter et défendre les droits de tous les doctorants de l’Université de Haute-Alsace ;
• Promouvoir le cursus et les formations doctorales dans les composantes de l’Université de Haute-Alsace (facultés, écoles d’ingénieurs et IUT) en lien avec les écoles doctorales et les laboratoires de recherche de l’Université de Haute-Alsace ;
• Promouvoir le travail scientifique des doctorants de l’Université de Haute-Alsace ;
• Gérer la vie étudiante des doctorants par l’organisation d’événements scientifiques, culturels et sportifs ;
• Assurer le lien entre les chercheurs ayant un diplôme de Doctorat délivré par l’Université de Haute-Alsace avec les doctorants actuels de l’Université de Haute-Alsace pour l’insertion professionnelle.

L’association poursuit un but non lucratif : les membres de l’association ne peuvent recevoir aucune rémunération, rétribution, ni avantage de l’association.

L’association à but non lucratif autorise le prêt et le découvert de façon à étaler les dépenses sur l’année. Ainsi, l’association ne peut engager, sauf dans le cadre des cotisations, de contrat pour une durée supérieure à celle d’un mandat.

Les ressources de l’association sont constituées par :

• Les cotisations des membres ;
• Les subventions émanant d’organismes publics ou privés ;
• Les recettes des activités organisées par l’association ;
• Les dons et les legs ;
• Le revenu des biens et valeurs de l’association ;
• Toutes ressources qui ne sont pas interdites par les lois et règlements en vigueur.

Peut devenir membre toute personne physique intéressée par l’objet de l’association. Chaque membre prend l’engagement de respecter les présents statuts.

L’association se compose de :

• Membres usagers ;
• Membres actifs ;
• Membres de droits ;
• Membres fondateurs.

La qualité de membre usager est conférée de droit à tout étudiant inscrit dans un établissement d’enseignement supérieur français ainsi qu’aux personnels et anciens étudiants de l’Université de Haute-Alsace.

Les membres usagers adhérent à l’association afin de participer à certaines activités proposées par l’association qui ne nécessiteraient pas le paiement d’une cotisation ou nécessiteraient le paiement d’une cotisation temporaire. Ils ne disposent pas du droit de vote.

La qualité de membre usager se perd automatiquement de radiation ou d’exclusion ou de dissolution de l’association.

La qualité de membre actif est conférée à tout membre passif étant étudiant inscrit à une formation doctorale proposée par l’Université de Haute-Alsace ou étant sous contrat post doctoral à l’Université de Haute-Alsace qui s’acquitte d’une cotisation annuelle.

Ils participent activement à la vie de l’association et aux activités organisées par l’association. Ils disposent du droit de vote et peuvent se présenter aux postes du Bureau directeur et du Bureau général.

La qualité de membre actif se perd automatiquement en cas de radiation, d’exclusion ou de dissolution de l’association.

La qualité de membre de droit est conférée au Président, au Vice-Président chargé de la recherche de et aux deux Responsables des formations doctorales des Sciences Exactes et des Sciences Humaines et Sociales de l’Université de Haute-Alsace. Ils ne payent pas de cotisation. Ils ne disposent pas du droit de vote.

La perte de qualité de membre de droit se perd automatiquement en cas de fin de mandat ou de démission du Président et/ou du Vice-Président et/ou un des deux Responsables des formations doctorales de l’Université de Haute-Alsace, de radiation ou d’exclusion ou de dissolution de l’association.

La qualité de membre fondateur est conférée de droit et à vie aux personnes qui ont créé l’association et sont signataires des statuts en participant à l’Assemblée Générale constitutive au moment de la perte de leur statut étudiant. Ils ne payent pas de cotisation et ne disposent pas du droit de vote.

La qualité de membre fondateur se perd automatiquement en cas décès, d’exclusion ou de dissolution de l’association.

La demande d’adhésion se réalise en remplissant un formulaire papier ou numérique. L’adhésion est prononcée par le Bureau directeur dès le paiement de la cotisation annuelle ou de la cotisation temporaire. Les modalités, les types de cotisation et leur montant sont décrit dans le règlement intérieur.

Le Bureau directeur ne peut pas accepter l’adhésion d’une personne physique si celle-ci ne respecte pas les conditions des différents types de membres ou si celle-ci a été radiée.

L’association est administrée par le Bureau général et dirigée par le Bureau directeur, ayant pour fonction de :

• Appliquer et organiser les orientations en utilisant les moyens nécessaires pour réaliser l’objet de l’association ;
• Prendre toutes les décisions pour assurer le bon fonctionnement, la bonne gestion et le bon emploi des fonds de l’association ;
• D’arrêter le budget et les comptes de l’association, de préparer et présenter le budget prévisionnel ainsi que le rapport moral qui doivent être soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale.

Tout membre actif de l’association est éligible au Bureau général et au Bureau directeur.

Le Bureau directeur, faisant partie du Bureau général, est composé de six membres élus pour un an :

• Un Président ;
• Un Vice-Président ;
• Un Trésorier ;
• Un Vice-Trésorier ;
• Un Secrétaire général ;
• Un Secrétaire adjoint.

Le Bureau directeur définit les principales orientations et prend toutes les décisions nécessaires à la gestion quotidienne de l’association qui ne sont pas de la compétence de l’Assemblée Générale.

Le Bureau directeur prononce les éventuelles mesures de sanction, de radiation et d’exclusion des membres. Ces modalités sont décrites dans le règlement intérieur.

Le Bureau directeur fait ouvrir tout compte bancaire auprès de tout établissement de crédit, effectue tout emploi de fonds, contracte tout emprunt. Il décide de tous actes, contrats, marchés, investissements, achats, ventes, demandes de subventions nécessaires au fonctionnement de l’association.

En cas de poste vacant, le Bureau directeur pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par une nouvelle élection par l’Assemblée Générale. Les pouvoirs des membres remplaçants du Bureau directeur s’achèvent au moment de l’expiration du mandat des membres remplacés.

Le Bureau général assiste le Bureau directeur dans l’administration et la gestion de l’association ainsi que dans l’organisation des orientations. Le Bureau général est composé de plusieurs responsables chargés d’une ou plusieurs missions, élus pour un an, dont les postes sont énumérés dans le règlement intérieur.

Le Bureau général peut désigner, s’il le souhaite, des suppléants pour les aider dans leur fonction sous réserve d’acceptation du Bureau directeur. Le Bureau directeur peut, en cas de nécessité, nommer de nouveaux responsables au sein du Bureau général.

L’Assemblée Générale ordinaire est composée de l’ensemble des membres actifs de l’association. Elle se réunit au moins deux fois par an en physique ou en visioconférence, au mois de décembre avant la fin du mandat, avant la prochaine année universitaire et chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige.

Aucun quorum n’est exigé pour l’Assemblée Générale ordinaire.

L’Assemblée Générale ordinaire est convoquée par le Bureau directeur, à l’initiative du Président de l’association, dans un délai de quinze jours avant la date de réunion.

Les convocations contiennent l’ordre du jour, avec des annexes si nécessaires, et sont adressées par courriel au moins quinze jours à l’avance.

L’ordre du jour est fixé par le Bureau directeur. Seules sont valables les résolutions prises par l’Assemblée Générale ordinaire sur les points inscrits à l’ordre du jour.

La présidence de l’Assemblée Générale ordinaire appartient au Président de l’association.

Toutes les délibérations et résolutions de l’Assemblée Générale ordinaire font l’objet d’un procès-verbal écrit par le Secrétaire général et sont consignées dans un registre papier ou informatique signé par le Président et le Secrétaire général de l’association.

Sur le procès-verbal doit figurer :

• La date et l’heure de la séance de l’Assemblée Générale ordinaire ;
• L’ordre du jour ;
• Le nombre de membres actifs présents ;
• Les délibérations et les décisions prises pendant la séance.

Il est également tenu une feuille de présence qui est signée par chaque membre actif et certifiée conforme par le Président et le Secrétaire général.

Dans la limite des pouvoirs qui leur sont conférés par le Code Civil local et par les présents statuts, l’Assemblée Générale ordinaire oblige par leur décision tous les membres de l’association, y compris les absents.

L’Assemblée Générale ordinaire entend le rapport moral sur la gestion et l’administration de l’association. Après avoir délibéré et statué sur les différents rapports, l’Assemblée Générale approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget de l’exercice suivant, fixe le montant des cotisations annuelles et temporaires, vote la composition du prochain Bureau général pour le mandat suivant et délibère sur toutes les autres points à l’ordre du jour.

Seuls les membres actifs à jour de leur cotisation annuelle ont le droit de vote à l’Assemblée Générale ordinaire. Chaque membre actif ne dispose que d’une seule voix délibérative.

Chaque délibération se fait à la majorité simple des membres actifs présents. En cas d’égalité des voix, la voix du Président de l’association est prépondérante.

Le vote par procuration n’est pas autorisé. Le vote en séance s’effectue à main levée, à l’exception de l’élection des membres du Bureau général.

L’Assemblée Générale extraordinaire est composée de l’ensemble des membres actifs de l’association. Elle se réunit chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige en physique ou en visioconférence.

L’Assemblée Générale extraordinaire ne peut statuer valablement qu’en présence d’au moins un quart des membres actifs de l’association. Si le quorum n’est pas atteint, l’Assemblée Générale est convoquée avec le même ordre du jour dans un délai de huit jours sans tenir compte du quorum.

L’Assemblée Générale extraordinaire est convoquée par le Bureau directeur, à l’initiative du Président de l’association. Le délai de convocation est ramené à huit jours. Les convocations contiennent l’ordre du jour, avec des annexes si nécessaires, et sont adressées par courriel.

L’Assemblée Générale extraordinaire est compétente pour la modification des statuts et pour la dissolution de l’association, en plus des pouvoirs de l’Assemblée Générale ordinaire. Dans la limite des pouvoirs qui leur sont conférés par le Code Civil local et par les présents statuts, l’Assemblée Générale extraordinaire oblige par leur décision tous les membres de l’association, y compris les absents.

L’organisation et le déroulement des délibérations sont identiques par rapport à l’Assemblée Générale
ordinaire conformément aux articles 16 et 18 des statuts.

La Présidence se compose d’un Président et d’un Vice-Président. Ils veillent au respect des statuts et à la sauvegarde des intérêts moraux de l’association. Ils supervisent ensemble la conduite des affaires de l’association et veillent au respect des décisions du Bureau directeur.

Ils assument les fonctions de représentation légale, judiciaire et extrajudiciaire de l’association dans les actes de la vie civile, auprès des pouvoirs publics et de l’administration de l’Université de Haute Alsace. Ils peuvent donner délégation à d’autres membres du Bureau directeur pour l’exercice de ses fonctions de représentation.

Le Président signe tous les documents et lettres engageants la responsabilité morale et financière de l’association.

Le Président peut donner délégation de signature au Vice-Président. La délégation se fait par écrit. La procédure de délégation est décrite dans le règlement intérieur.

La Trésorerie se compose d’un Trésorier et d’un Vice-Trésorier. Le Trésorier veille à la régularité des comptes et tient une comptabilité probante. Il rend compte de sa gestion devant l’Assemblée Générale.

Il s’assure du bon équilibre du budget de l’association et signe tous les documents et lettres engageants la responsabilité morale et financière de l’association. Il rend compte également les mouvements financiers au Bureau directeur et au Bureau général.

Il ne peut engager aucune dépense sans l’autorisation de la Présidence.

Il établit le rapport financier de l’année du mandat et le budget prévisionnel de l’année suivante.

Le Trésorier peut donner délégation de pouvoirs et de signature pour une partie ou toutes ces fonctions au Vice-Trésorier. La délégation se fait par écrit. La procédure de délégation est décrite dans le règlement intérieur.

Le Secrétariat se compose d’un Secrétaire général et d’un Secrétaire adjoint. Le Secrétaire général est chargé de tout ce qui concerne la correspondance de l’association. Il rédige les procès-verbaux des Assemblées Générales et des réunions du Bureau directeur et du Bureau général. Il est responsable de la réception, du traitement et de l’envoi du courrier de l’association.

Il tient également le registre des délibérations des Assemblées Générales, le registre des délibérations du Bureau directeur et du Bureau général, le registre des membres actifs et des membres fondateurs et des membres de droit, le registre des membres usagers ayant payé une cotisation temporaire, le registre des sanctions, le registre des exclusions et le registre des délégations.

Le Secrétaire général peut donner délégation de pouvoirs et de signature pour une partie ou toutes ces fonctions au Secrétaire adjoint. La délégation se fait par écrit. La procédure de délégation est décrite dans le règlement intérieur.

L’élection des membres du Bureau général, incluant le Bureau directeur, est soumise au scrutin de liste majoritaire à un tour à bulletin secret. La tenue du scrutin doit être réalisée pendant une Assemblée Générale du mois de décembre avant la prochaine année civile.

Le Bureau directeur sortant décide si le scrutin se déroule par vote à bulletin secret papier ou par vote à bulletin secret numérique. Le Bureau directeur sortant doit notifier à l’ensemble des membres actifs de l’association le type de vote dans la convocation de l’Assemblée Générale.

L’Assemblée Générale constitutive déroge aux dispositions du présent article, permettant aux personnes physiques participant à l’Assemblée Générale constitutive, de procéder au scrutin de liste majoritaire à un tour à main levée pour l’élection des membres du Bureau général.

La liste électorale est composée des membres actifs de l’association. L’inscription sur la liste électorale est automatique une fois la procédure d’adhésion validée par le Bureau directeur. L’inscription sur la liste électorale ne peut se faire pendant le jour de l’élection.

L’Assemblée Générale constitutive déroge aux dispositions du présent article permettant aux personnes physiques participant à l’Assemblée Générale constitutive, d’être inscrites de droit sur la liste électorale.

Les membres actifs voulant se présenter à l’élection doivent constituer une liste comportant les noms de chaque candidat dont le nombre doit correspondre au minimum au nombre de postes du Bureau directeur, et au maximum au nombre total de postes dans le Bureau général, grâce à un formulaire établi par le Bureau directeur sortant.

La date limite de dépôt des listes est fixée par le Bureau directeur sortant et communiquée par courriel à l’ensemble des membres actifs de l’association lors de l’appel à l’élection dans la convocation de l’Assemblée Générale.

Une fois la date limite de dépôt dépassée, les listes candidates sont communiquées par courriel aux membres actifs de l’association et entrent en campagne électorale pendant une semaine jusqu’à un jour avant la date de tenue de l’Assemblée Générale. Si un ou plusieurs candidats d’une liste font campagne pendant ce jour, le Bureau directeur sortant doit exclure la liste fautive du scrutin.

L’Assemblée Générale constitutive déroge aux dispositions du présent article, permettant aux personnes physiques participant à l’Assemblée Générale constitutive, de constituer directement les listes candidates pendant la séance comportant les noms de chaque candidat dont le nombre doit correspondre au minimum au nombre de postes du Bureau directeur, et au maximum au nombre total
de postes dans le Bureau général. Les conditions à la constitution des listes sont assurées par le Président de séance. Les listes constituées sont inscrites dans le procès-verbal de l’Assemblée Générale constitutive.

Le Bureau directeur sortant est chargé de l’organisation du scrutin pendant l’Assemblée Générale.

Seules les personnes figurant sur la liste électorale et présentes à l’Assemblée Générale peuvent voter. Le vote par procuration n’est pas autorisé. Chaque votant doit signer une feuille d’émargement avant de poser leur bulletin dans l’urne s’il s’agit d’un vote à bulletin secret papier.

Dans le cas d’un scrutin par vote à bulletin secret numérique, le Bureau directeur sortant doit communiquer auprès des membres actifs, participant à l’Assemblée Générale, les étapes à suivre pour procéder au vote.

Le dépouillement s’effectue pendant l’Assemblée Générale par le Bureau directeur sortant. La Présidence sortante, le Secrétariat sortant et au moins un candidat de chaque liste doivent être présents pendant le dépouillement. Les résultats du scrutin sont certifiés par la Présidence sortante de l’association et sont inscrits dans le procès-verbal de l’Assemblée Générale rédigé par le Secrétariat sortant et signé par la Présidence sortante.

Les résultats certifiés doivent être communiqués par courriel aux membres actifs de l’association. Le changement du Bureau directeur doit être notifié au Tribunal de Mulhouse dans un délai d’un mois.

L’Assemblée Générale constitutive déroge aux dispositions du présent article, permettant aux personnes physiques participant à l’Assemblée Générale constitutive, de voter directement pendant la séance à main levée pour les listes candidates. Les résultats du scrutin sont certifiés par le Président de séance et sont inscrits dans le procès-verbal de l’Assemblée Générale constitutive. La composition du Bureau directeur doit être notifié au Tribunal de Mulhouse le plus rapidement possible.

La dissolution de l’association doit être décidée par l’Assemblée Générale extraordinaire à la majorité de deux tiers de ses membres actifs présents. L’Assemblée Générale désigne une ou plusieurs personnes membres ou non-membres de l’association qui seront chargées de la liquidation des biens de celle-ci.

La dissolution fera l’objet d’un procès-verbal signé par le Président et le Secrétaire général et sera transmis au Tribunal de Mulhouse au plus vite.

La modification des statuts de l’association doit être décidée par l’Assemblée Générale extraordinaire à la majorité des membres actifs présents, conformément à l’article 19 des statuts.

Les délibérations ne peuvent porter que sur l’adoption ou le rejet des propositions de modifications, arrêtées par le Bureau directeur et mentionnées à l’ordre du jour.

Les modifications feront l’objet d’un procès-verbal, signé par le Président et le Secrétaire général et sera transmis au Tribunal de Mulhouse dans un délai d’un mois.

Le Bureau directeur peut établir un règlement intérieur fixant les modalités d’exécution des présents statuts et d’organisation interne et pratique de l’association.

Ce règlement intérieur sera soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale (ordinaire, extraordinaire ou constitutive) ainsi que ses modifications ultérieures.

Les présents statuts ont été adoptés par l’Assemblée Générale constitutive du 11/12/2025, qui s’est tenue à Université de Haute-Alsace au 1 Rue Alfred Werner 68200 MULHOUSE. Ces changements sont notifiés au Tribunal de Mulhouse et ne prennent effet qu’à partir du moment où ils sont ratifiés.

Le présent règlement intérieur a pour but de compléter les statuts de l’association BDD UHA afin d’en préciser son fonctionnement.

Il annule et remplace tous les anciens règlements intérieurs précédents. Il prend effet immédiatement, sans limitation de durée, jusqu’à sa modification ou son changement par vote en Assemblée Générale.

Le règlement intérieur doit être disponible à tout moment sur simple demande.

Les adhésions à l’association sont ouvertes à toute personne physique respectant les conditions nécessaires pour devenir membre usager, pouvant s’acquitter ou non d’une cotisation temporaire en fonction des activités proposées par l’association, ou pour devenir membre actif en s’acquittant du paiement d’une cotisation annuelle.

Les personnes physiques remplissant les conditions nécessaires pour être membre fondateur ou membre de droit adhérent à l’association sans paiement de cotisation.

L’adhésion à l’association entraîne automatiquement l’acceptation des statuts et du règlement intérieur de l’association.

L’adhésion par le paiement d’une cotisation annuelle donne le droit de participer à toutes les activités proposées par l’association, de délibérer par un vote unique à l’Assemblée Générale et candidater aux postes du Bureau général, y compris les postes du Bureau directeur.

La durée de l’adhésion est définie par le type de cotisation souscrite, annuelle ou temporaire.

L’adhésion par le paiement d’une cotisation annuelle commence dès le paiement de cette cotisation jusqu’à la fin de l’année universitaire.

L’adhésion par le paiement d’une cotisation temporaire comme dès le paiement de cette cotisation jusqu’à la fin de de l’activité proposée par l’association.

Le montant des cotisations est fixé, avant chaque nouvelle année civile, par l’Assemblée Générale sous proposition du Bureau directeur.

S’agissant des personnes physiques ayant le statut étudiant et qui sont inscrites à une formation doctorale proposée par l’Université de Haute-Alsace, souhaitant acquérir la qualité de membre actif, le montant de la cotisation annuelle est fixé à 20,00€. Pour les étudiants étant sous contrat doctoral non financé, le montant de la cotisation annuelle est réduit au montant minimal de 1,00€ en justifiant de leur situation.

S’agissant des personnes physiques étant sous contrat post doctoral à l’Université de Haute-Alsace, souhaitant acquérir la qualité de membre actif, le montant de la cotisation annuelle est fixé à 20,00€.

S’agissant des personnes physiques qui sont membres usagers et ont l’obligation de s’acquitter d’une cotisation temporaire pour accéder à une activité proposée par l’association, le montant minimum de la cotisation temporaire est fixé à 5,00€.

Tout montant supérieur au montant d’une des cotisations est considéré automatiquement en don. Les cotisations et les dons ne sont pas remboursés par l’association.

Le Bureau général a pour fonction d’administrer l’association et d’organiser des activités en lien avec l’objet de l’association décrit dans les statuts.

Le Bureau général intègre les membres du Bureau directeur ainsi que des responsables chargés d’une ou plusieurs missions spécifiques afin d’apporter de la délégation dans les tâches d’organisation pour des activités souhaitées par le Bureau directeur.

En plus des membres du Bureau directeur, le Bureau général peut être composé d’au moins un responsable par mission, qui sont dénommés de la manière suivante :

• Responsable chargé de la communication ;
• Responsable chargé des partenariats ;
• Responsable chargé de l’événementiel scientifique et culturel ;
• Responsable chargé de l’événementiel sportif ;
• Responsable chargé du Gala ;
• Responsable chargé des anciens et nouveaux doctorants ;
• Responsable chargé des préventions contre les discriminations et Violences Sexistes et Sexuelles ;
• Responsable chargé des plateformes Web.

Le Bureau directeur peut décider de nommer d’autres responsables pour une même mission dans le Bureau général après son renouvellement conformément à l’article 13 des statuts.

La passation couvre la période allant de l’annonce des résultats du scrutin le jour de l’élection jusqu’à la ratification du nouveau Bureau directeur par le Tribunal de Mulhouse.

Durant cette période, le Bureau directeur sortant reste légalement responsable de l’association et le Bureau directeur entrant devient responsable opérationnellement. Ainsi, les décisions doivent être prises en commun entre les deux bureaux.

Pendant la passation, le Bureau directeur sortant est dans l’obligation de fournir au Bureau directeur entrant :

• Tout papier ou document concernant l’association qu’il a en sa possession ;
• La totalité des contrats et promesses de partenariat prises pendant son mandat ;
• L’ensemble des moyens de paiement de l’association ;
• Les numéros de comptes et mots de passe des différents comptes bancaires de l’association ;
• La totalité des clés ouvrant les locaux de l’association ;
• La gestion des mailings couvrant l’association ;
• La gestion du site internet de l’association.

Le Bureau directeur sortant et entrant ont l’obligation, pendant la période de passation, d’informer le changement de direction à la banque et à l’assurance de l’association ainsi qu’au Vice-Président chargé de la recherche, qu’à la direction de la recherche et aux deux responsables des formations doctorales des Sciences Exactes et des Sciences Humaines et Sociales de l’Université de Haute-Alsace.

La passation entre les autres membres du Bureau général couvre la même période que celle du Bureau directeur, conformément à l’article 7 du règlement intérieur.

Pendant la passation, les responsables sortants sont dans l’obligation de fournir aux responsables entrants tout papier ou document concernant les projets de l’association en cours qu’il a en sa possession et toutes les adresses de contact de prestataires ou de partenaires qu’il a en sa possession.

La démission d’un membre du Bureau directeur ou d’un membre du Bureau général doit être notifiée par courriel au Président et au Secrétaire général de l’association en précisant le type de démission :

• Démission du mandat ;
• Démission de l’association.

La démission d’un membre actif de l’association doit être notifiée par un courriel au Président de l’association. La démission n’est effective qu’après un vote à la majorité à main levée par le Bureau directeur.

La démission d’un membre de l’association ne permet pas un remboursement de la cotisation.

Un avertissement, éventuellement accompagné par une interdiction temporaire de participer aux activités de l’association peut être prononcé par le Bureau directeur à un membre de l’association pour les faits suivants :

• Comportement nuisible ou pouvant porter préjudice à l’association ;
• Agression physique ou morale envers une ou plusieurs personnes physiques ;
• Toute forme d’harcèlement moral et sexuel envers une ou plusieurs personnes physiques ;
• Détérioration volontaire ou involontaire du matériel ou des locaux ;
• État d’ivresse avancé ou sous l’emprise de stupéfiants ;
• Non-respect des statuts et/ou du règlement intérieur de l’association ;
• Propagande politique, syndicale ou religieuse dans le cadre de l’association ;
• Fraude ;
• Comportement contraire à la loi ;
• Non-respect des fonctions ou des directives attribuées ou faute grave pour les membres du Bureau directeur ou les membres du Bureau général.

La sanction est prononcée par un vote à la majorité à main levée par le Bureau directeur. La sanction prononcée est notifiée au membre sanctionné par le Bureau directeur par courriel.

Le Bureau directeur doit tenir à jour un registre des sanctions établies à l’encontre de membres en spécifiant leur identité, les sanctions engagées, la date de notification des sanctions ainsi que leurs durées.

L’exclusion, temporaire ou définitive, d’un membre de l’association peut être prononcée par le Bureau directeur pour les faits prévus dans l’article 12 du règlement intérieur. L’exclusion entraîne la radiation et la perte de sa fonction dans le Bureau général ou dans le Bureau directeur s’il y en est membre.

L’exclusion d’un membre de l’association ne permet pas un remboursement de la cotisation.

Si un membre a cumulé trois avertissements, le Bureau directeur a l’obligation de se réunir afin de décider d’une exclusion temporaire ou d’une exclusion définitive. La décision est prise à main levée.

Le Bureau directeur doit tenir à jour un registre des exclusions établies à l’encontre de membres en spécifiant leur identité, le type d’exclusion, la date de notification des sanctions ainsi que leurs durées.

La radiation d’un membre de l’association est admise automatiquement par :

• Le non renouvellement de la cotisation annuelle ou temporaire ;
• L’exclusion temporaire ou définitive d’un membre de l’association ;
• L’exclusion de l’Université de Haute-Alsace ;
• Le non-respect des conditions obligatoires pour adhérer.

La radiation d’un membre de l’association implique la perte de sa fonction dans le Bureau général, dans le Bureau directeur, la perte de la qualité de membre, l’interdiction de participer à toute activité organisée par l’association.

Le Bureau directeur est convoqué de droit et aussi souvent que nécessaire par le Président de l’association ou son Vice-Président le cas échéant, en physique ou en visioconférence. Le Bureau directeur se réunit également parmi les dispositions décrites dans les présents statuts et règlement intérieur de l’association.

La date de réunion et l’ordre du jour sont fixés et communiqués par la Présidence aux autres membres du Bureau directeur au minimum 72 heures avant sa tenue. Seuls pourront être débattus les points inscrits à l’ordre du jour.

Les réunions du Bureau Directeur sont présidées par le Président de l’association ou son Vice-Président le cas échéant.

Toutes les décisions prises par le Bureau directeur sont votées à la majorité simple à main levée. En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante. Le vote par procuration n’est pas autorisé. Les délibérations sont retranscrites dans un procès-verbal par le Secrétaire général et signé par le Président. Les procès-verbaux sont inscrits dans un registre des délibérations en support papier ou
informatique.

Le Bureau général est convoqué par le Président de l’association, ou son Vice-Président le cas échéant, aussi souvent que nécessaire en physique ou en visioconférence.

Le jour et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour doivent être communiqués par la Présidence aux membres du Bureau général au minimum 72 heures avant sa tenue.

Les réunions du Bureau général sont présidées par le Président de l’association ou son Vice-Président le cas échéant. S’il y a impossibilité, alors un autre membre du Bureau directeur peut présider la réunion du Bureau général.

Toutes les décisions prises par le Bureau général sont votées à la majorité simple à main levée. En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante. Le vote par procuration n’est pas autorisé. Les délibérations sont retranscrites dans un procès-verbal par le Secrétaire général et signé par le Président. Les procès-verbaux sont inscrits dans un registre des délibérations en support papier ou informatique.

Les activités internes ou externes de l’association sont organisées par le Bureau général. En cas de blocage, la décision du Bureau directeur prévaut.

Tous les documents (objectifs, budget, devis, etc…) utilisés pour organiser une activité doivent être archivés.

Toute personne participant à une activité organisée par l’association est responsable de lui-même et des personnes extérieures qu’elle invite. Le Bureau directeur peut tenir des sanctions auprès des participants de l’activité conformément à l’article 12 du règlement intérieur.

L’association décline toute responsabilité en cas de consommation de toutes substances proscrites par la loi, de la perte ou du vol ou de la détérioration d’effets personnels et de blessures.

L’association ne procède à aucun remboursement auprès d’un participant qui n’aurait pas tenu ses engagements (absence, annulation, exclusion).

Un rapport d’activité doit être rédigé par le Secrétaire général à la fin de chaque manifestation précisant son déroulement, son financement et les points à améliorer. Le rapport d’activité doit ensuite être signé par le Secrétaire général et le Président de l’association pour être inscrit dans un registre des activités en support papier ou informatique.

L’accès aux activités est admis seulement aux membres actifs de l’association. Toutefois, pour certaines activités, le Bureau directeur peut décider de l’ouvrir aux membres usagers et/ou à des personnes extérieures de l’association en instaurant ou pas une cotisation temporaire.

Si le Bureau directeur souhaite appliquer la cotisation temporaire à une activité, il a l’obligation d’appliquer le montant minimum de la cotisation temporaire, conformément à l’article 4 du règlement intérieur, et peut choisir un montant supérieur.

Les personnes extérieures doivent avoir un garant qui est un membre actif ou un membre usager de l’association. Chaque membre actif peut se porter garant pour trois personnes extérieures de l’association en remplissant un formulaire préalablement fourni par le Bureau directeur. Chaque membre usager peut se porter garant pour une personne extérieure de l’association en remplissant un formulaire préalablement fourni par le Bureau directeur. Toute faute commise par une personne extérieure peut entraîner une sanction auprès du garant par le Bureau directeur.

Le Bureau directeur peut également instaurer un droit d’accès (ou droit d’entrée) payant pour une activité en plus de la cotisation annuelle et/ou de la cotisation temporaire. Il peut également décider un droit d’accès payant majoré pour des personnes extérieures.

Les dispositions d’accès, citées ci-dessus, doivent faire l’objet d’une information auprès des membres de l’association pendant la communication de l’activité.

Conformément à l’article 1655 du Code générale des Impôts, l’association peut mettre en place un bar permanent vendant des boissons alcoolisées dans un cercle privé composé uniquement de ces adhérents en respectant les points suivants :

• Seules les boissons distribuées font parties du Groupe 1 (boissons non alcoolisées) et du Groupe 3 (boissons alcoolisées inférieures ou égales à 18 degrés) de la classification officielle des boissons ;
• N’a pas pour but de réaliser de bénéfices pendant l’ouverture du bar afin d’éviter que l’association puisse être considérée comme une structure exerçant une activité commerciale.

De plus, dans le cadre d’une activité recevant du public et qui se déroule sur l’espace public, l’association peut ouvrir une buvette temporaire pour vendre des boissons des groupes 1 (boissons sans alcool) et 3 (boissons en-dessous de 18°) à condition d’avoir obtenu l’autorisation du maire de la commune dans laquelle sera situé le débit de boissons. L’association peut obtenir 5 autorisations annuelles maximum.

Si la buvette temporaire est réservée aux adhérents n’étant pas sur l’espace public (pot associatif ou réception-buffet), il n’y a pas de démarche particulière à faire, ni de réglementation spécifique à suivre.

L’Université de Haute-Alsace peut mettre à disposition, pour le déroulement d’activités, une partie de leurs locaux à l’association. Ces locaux sont réservés aux activités prévues pour l’utilisation de ces locaux et sont sous la responsabilité du Bureau directeur.

En utilisant ces locaux, l’association s’engagent à respecter en son sein :

• L’hygiène et la propreté du lieu, et à son entretien si cela est nécessaire ;
• Les statuts, les règlements intérieurs de l’association et de l’établissement préteur des locaux, ainsi que la loi ;
• Le matériel mis à disposition, et notamment le matériel de premier secours ;
• Les normes de sécurité d’incendies et d’évacuation.

L’association peut demander un prêt de matériel pour une manifestation auprès de l’Université de Haute-Alsace. L’association doit s’assurer du bon retour du matériel prêté auprès des services de l’Université de Haute-Alsace.

Toute détérioration ou perte de matériel, ainsi que toute détérioration des locaux appartenant à l’association sont à la charge du contrevenant. Ce dernier peut éventuellement être sanctionné pour ses faits par le Bureau directeur.

Toute détérioration ou perte de matériel de premier secours au sein des locaux de l’association, doit être signalé le plus rapidement possible aux responsables techniques de l’Université de Haute-Alsace.

La délégation de pouvoirs et la délégation de signature ne sont accessibles qu’aux membres du Bureau directeur. Aucune délégation ne peut être confiée à un tiers non membre de l’association.

Toute délégation doit être réalisée par écrit. Les délégations sont tenues et archivées dans un registre par le Secrétaire général.

Une délégation de pouvoirs donne à son bénéficiaire les mêmes attributions que celles du délégant ayant consenti cette délégation mais ne supprime en aucun cas les pouvoirs dudit délégant.

Les délégations de pouvoirs et les délégations de signature sont révocables à tout moment par celui qui l’a consenti ou par la Présidence.

En cas de litige, la réalité et la portée d’une délégation de pouvoirs relèvent de l’appréciation souveraine des juges.

La délégation de pouvoirs doit être consentie dans un écrit à trois exemplaires, qui comportera le nom du bénéficiaire, le nom du délégant et la portée de la délégation de pouvoirs.

La portée de délégation peut être ponctuelle, c’est-à-dire accordée pour effectuer un acte déterminé à un moment donné ou très large, c’est-à-dire sans limitation dans le temps sans dépasser la durée d’un mandat et pour une série d’actes déterminés et successifs.

La délégation de pouvoirs doit être signée par le délégant, le bénéficiaire et le Président de l’association. Les exemplaires sont remis au bénéficiaire, au délégant et à l’association.

La délégation de signature doit être consentie dans un écrit à trois exemplaires, qui comportera le nom du bénéficiaire et le nom du délégant. La durée d’une délégation de signature vaut celle d’un mandat.

La délégation de signature doit être signée par le délégant, le bénéficiaire et le Président de l’association. Les exemplaires sont remis au bénéficiaire, au délégant et à l’association.